ΓΙΑΤΙ ΤΑ «5 ΛΕΠΤΑΚΙΑ» ΣΥΧΝΑ ΚΑΤΑΛΗΓΟΥΝ ΜΙΣΑΩΡΟ;

Πώς μπορείς να αποφύγεις την παγίδα του χρόνου που σε βγάζει εκτός προγράμματος και να εκτιμήσεις ότι τελικά τα «5 λεπτάκια» δεν είναι σχεδόν ποτέ αρκετά.

Εάν αναλογιστώ το πρόγραμμα του βίου μου ανά περιόδους, θα μπορούσα να πω ότι έχω καταπιαστεί με διάφορες δραστηριότητες, αναμενόμενες και μη, ανάλογα με την ηλικία, την εκάστοτε χρονική στιγμή, τις ανάγκες και τις επιλογές μου. Δεν έχει κάποια ιδιαίτερη σημασία να αναφερθώ σε λεπτομέρειες, πάντως εάν έπρεπε να βάλω έναν γενικό τίτλο, θα ήταν ο εξής: Τα αμέτρητα 5 λεπτάκια της ζωής μου!

Εξαιρώντας κάποιες πολύ σημαντικές αποφάσεις και γεγονότα, ο υπόλοιπος καθημερινός σχεδιασμός του χρόνου μου εμπεριείχε πολλά πεντάλεπτα, δηλαδή πολλά μικρά χρονικά περιθώρια που πίστευα ότι επαρκούσαν για να ολοκληρώσω κάτι. Νόμιζα ότι χρειαζόμουν π.χ. 5 λεπτάκια για να κάνω ντους και να ετοιμαστώ (εδώ γελάμε ελεύθερα), 5 λεπτάκια για να ψωνίσω στο σούπερ μάρκετ, 5 λεπτάκια για να απαντήσω σε ένα email, για να ολοκληρώσω μια εργασία κ.ο.κ. Γνώριζα βέβαια, ότι αυτή η κοινότυπη φράση, η οποία χρησιμοποιείται σχεδόν παγκοσμίως, έχει μεταφορική σημασία και εκφράζει κατά προσέγγιση το σύντομο χρονικό διάστημα που απαιτείται για οποιαδήποτε ενέργεια. Καθώς όμως τα «5 λεπτάκια» σχεδόν πάντα έφταναν ή και ξεπερνούσαν το μισάωρο, στο τέλος της ημέρας, βρισκόμουν αθροιστικά εκτός προγράμματος.

Η «πλάνη του προγραμματισμού», ένα φαινόμενο που εντοπίστηκε για πρώτη φορά από τους ψυχολόγους Daniel Kahneman και Amos Tversky, περιγράφει ακριβώς την τάση που έχουν οι περισσότεροι άνθρωποι (εγώ σίγουρα) να μην δίνουν στον χρόνο την αξία που του αναλογεί, να υποτιμούν τις συνέπειες κάποιων μελλοντικών ενεργειών και να υπερεκτιμούν τα οφέλη τους.

iStock

Ποιος μηχανισμός μάς οδηγεί στο να μην υπολογίζουμε σωστά τον χρόνο

Η «πλάνη του προγραμματισμού» δεν είναι απλώς η κακή διαχείριση του χρόνου, λέει ο Carlos Alós-Ferrer Ph.D., οικονομολόγος και καθηγητής στο Lancaster University. Χρησιμοποιεί ως παράδειγμα την περίπτωση που πρέπει να στείλουμε ένα email και, ενώ δεν έχουμε χρόνο, αποφασίζουμε να το γράψουμε, γιατί έτσι κι αλλιώς δεν θα πάρει πάνω από «5 λεπτάκια». Προφανώς χρειάζεται παραπάνω χρόνο, με αποτέλεσμα να αργοπορήσουμε στο επόμενο ραντεβού μας. Τι πραγματικά συμβαίνει και δεν υπολογίζουμε σωστά;

Πέρα από την υπεραισιοδοξία ότι μπορούμε να τα προλάβουμε όλα και την αγωνία να είμαστε συνεπείς, ο Alós-Ferrer εξηγεί ότι αυτό που συμβαίνει πραγματικά είναι ότι προσπαθώντας να υπολογίσουμε τον χρόνο που χρειαζόμαστε, κάνουμε εικόνα τον εαυτό μας να γράφει το email, να το τσεκάρει γρήγορα και να το στέλνει. Το πρόβλημα είναι ότι σε αυτή την εκτίμηση δεν λαμβάνουμε υπόψη διάφορους παράγοντες που θα εμφανιστούν εμβόλιμα και θα μας αποσπάσουν, π.χ. πληροφορίες που ίσως να χρειαστεί να ερευνήσουμε εκείνη τη στιγμή, emails που θα λάβουμε και θα χρειαστεί να διαβάσουμε, και άλλα απρόοπτα που μπορεί να προκύψουν.

Σε μεγαλύτερη κλίμακα, η κατάσταση παίρνει πολύ σοβαρότερες διαστάσεις. Από την ανακαίνιση ενός σπιτιού μέχρι τα μεγάλα κατασκευαστικά έργα, η «πλάνη του προγραμματισμού» επιφέρει προβλήματα, όπως σημαντικές καθυστερήσεις στην ολοκλήρωση των έργων, μεγάλη αύξηση του προϋπολογισμού και άλλες επιζήμιες κοινωνικές και οικονομικές επιπτώσεις. Ενδεικτικά, η Όπερα του Σίδνεϊ (Sydney Opera House) που θα ολοκληρωνόταν το 1963 και θα κόστιζε 7 εκατομμύρια δολάρια, ολοκληρώθηκε τελικά δέκα χρόνια μετά και κόστισε 102 εκατομμύρια δολάρια.

Στη χώρα μας, ένα από τα πιο πρόσφατα παραδείγματα είναι το Μετρό της Θεσσαλονίκης. Ενώ είχε αρχική ημερομηνία παράδοσης το έτος 2012 και προϋπολογισμό 1,15 δισ. ευρώ, η βασική γραμμή (13 σταθμοί, 9,6 χλμ), αναμένεται να ολοκληρωθεί με 13 χρόνια καθυστέρηση και τον προϋπολογισμό μέχρι τις αρχές του 2024 να έχει υπερβεί το 1,547 δισ. ευρώ (προς το τέλος του ίδιου έτους, με τις επεκτάσεις των γραμμών και τα νέα δάνεια, ο προϋπολογισμός άγγιξε τα 3 δισ. ευρώ).

Μια άλλη κατάσταση που μπορεί να επιδεινώσει το πρόβλημα, υποστηρίζει ο Alós-Ferrer, είναι η «Πλάνη του Χαμένου Κόστους» (Sunk Cost Fallacy) ή αλλιώς «Πλάνη του Κονκόρντ» (Concorde Fallacy). Πήρε το όνομά της από το γνωστό υπερηχητικό αεροσκάφος, το οποίο είχε μεγάλο κόστος και από το 1962 έως το 2003 δεν απέφερε κέρδη, ωστόσο η Βρετανία και η Γαλλία συνέχισαν να το χρηματοδοτούν για τέσσερις δεκαετίες.

Ο Γιάννης Στάθης, Αντιπροέδρος του Συνδέσμου Ελλήνων Οικονομικών Διευθυντών (ΣΕΟΔΙ), λέει σχετικά ότι ο όρος χρησιμοποιείται «ως μια μεταφορά για να περιγράψει την προσπάθεια των ανθρώπων να υπερασπιστούν μια επένδυση, μια απόφαση, μια πολιτική, μια επιχείρηση, όταν αυτή η “άμυνα” κοστίζει πολύ περισσότερο από την εγκατάλειψη και μια εναλλακτική λύση. Ειδικότερα, θα μπορούσε να διατυπωθεί το συμπέρασμα ότι η πλάνη του χαμένου κόστους περιγράφει την τάση μας να συνεχίσουμε να επιμένουμε σε μια προσπάθεια στην οποία έχουμε ήδη “δεσμευτεί” ακόμη κι αν το κόστος της επένδυσης δεν είναι ανακτήσιμο». Είναι ακριβώς όπως όταν νομίζεις ότι κάτι θα σου πάρει μόνο 5 λεπτάκια.

Πώς μπορείς να αποφύγεις την «πλάνη του προγραμματισμού»

Είτε πρόκειται για τα 5 λεπτάκια που κατέληξαν μισάωρο, είτε για κάποια σοβαρότερη υπόθεση, η «πλάνη του προγραμματισμού» μπορεί να κοστίσει όχι μόνο σε χρήματα, αλλά και σε επίπεδο σχέσεων και εμπιστοσύνης. Ένας συνεχής κακός σχεδιασμός χρόνου σε «πάει» πίσω, δημιουργώντας έναν διαρκώς αυξανόμενο όγκο υποχρεώσεων και παρατεταμένου στρες, ενώ συγχρόνως μειώνει την αξιοπιστία σου στα μάτια των άλλων. Έρευνες ψυχολόγων ανέδειξαν μερικούς τρόπους που θα σε βοηθήσουν να αποφύγεις όσο μπορείς αυτή την τακτική.

1. Συνεργάσου με τον εαυτό σου

Αντί να σκέφτεσαι τη δουλειά που έχεις να κάνεις, χρησιμοποίησε τα δεδομένα. Οι Daniel Kahneman και Dan Lovallo έκαναν διάκριση μεταξύ της «εσωτερικής άποψης» (που έχει επίκεντρο τη συγκεκριμένη εργασία που έχεις στην ευθύνη σου) και της «εξωτερικής άποψης» (που εξετάζει τι έχει συμβεί σε παρόμοιες περιπτώσεις) και συνέστησαν ως καλύτερο οδηγό τη χρήση της εξωτερικής άποψης. Μελέτησε πόσο καιρό πήρε σε άλλους να τελειώσουν π.χ. μια εργασία παρόμοια με την δική σου ή το χρονικό διάστημα που χρειάστηκες εσύ για να κάνεις κάτι παρεμφερές. Θα σε βοηθήσει το να οργανώσεις γραπτώς ένα πλάνο εργασιών, όπου θα προσπαθήσεις να συνυπολογίσεις διάφορους παράγοντες καθυστέρησης (π.χ. μια έρευνα που θα χρειαστεί να διαβάσεις ή/και τον χρόνο για τυχόν διορθώσεις).

iStock

2. Πρόσθεσε ποσοστιαία χρονικά περιθώρια

Όσο κι αν προσπαθήσεις να συμπεριλάβεις λίγο παραπάνω χρόνο στον σχεδιασμό ενός πρότζεκτ, δεν θα είναι ποτέ αρκετός. Ο Alós-Ferrer προτείνει έναν εμπειρικό κανόνα: αντί να υπολογίζεις έναν φιξαρισμένο χρόνο που μπορεί να χρειάζεσαι επιπλέον, π.χ. 10 λεπτά, να προσθέτεις ποσοστό χρόνου της τάξης του 25%. Εάν εξακολουθείς να χρειάζεσαι περισσότερο, πρόσθεσε 50% την επόμενη φορά κτλ. Μην εκπλαγείς με τον ρυθμό που θα ανεβαίνουν τα ποσοστά, γιατί όλοι λίγο πολύ δεν μπορούμε να υπολογίσουμε σωστά τον χρόνο.

3. Σχεδίασε βήμα προς βήμα ό,τι έχεις να κάνεις

Η γνωστή μέθοδος του να χωρίζεις ένα έργο που έχεις αναλάβει σε μικρότερα τμήματα και να διαχειρίζεσαι καθένα ξεχωριστά φαίνεται ότι θα σε βοηθήσει να αποφύγεις την «πλάνη του προγραμματισμού», ιδιαίτερα εάν πρόκειται να οργανώσεις ένα μεγάλο ή σύνθετο πρότζεκτ.

4. Ξεκίνα σχεδιάζοντας από το τέλος

Σύμφωνα με τον Alós-Ferrer, μια καλή ιδέα είναι να ξεκινήσεις να προγραμματίζεις τον χρόνο σου από τη λήξη της προθεσμίας που σου έχει δοθεί, για να φτάσεις στο πώς και πότε θα πρέπει να ξεκινήσεις. Συγχρόνως, καλό θα είναι να συνυπολογίσεις τα δεδομένα και τις εμπειρίες σου από προηγούμενες εργασίες και, βέβαια, μην υπολογίζεις κάθε φορά τον χρόνο οριακά.

5. Μετάτρεψε τις γενικές προθέσεις σε συγκεκριμένες ενέργειες

Καθώς οι καλές προθέσεις από μόνες τους δεν φαίνεται να αποδίδουν καρπούς, οι ψυχολόγοι Peter Gollwitzer και Anja Achtziger προτείνουν να τηρήσεις ένα απλό και πρακτικό σχέδιο με βάση το σχήμα υπόθεση–απόφαση. Για παράδειγμα, «εάν έχω την παρουσίαση στις 11.00 π.μ., θα σχεδιάσω τις προτάσεις που έχω στις 10.00». Μοιάζει απλοϊκό, αλλά οι ειδικοί το θεωρούν εξαιρετικά βοηθητικό στο να είμαστε πιο ακριβείς στις εκτιμήσεις του χρόνου και ρεαλιστές σχετικά με το εάν τελικά χρειαζόμαστε μόνο 5 λεπτάκια.