ΒΛΑΠΤΟΥΝ ΤΑ ΜΙΤΙΝΓΚ ΤΗΝ ΕΥΕΞΙΑ ΤΩΝ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ;

Μήπως τα μίτινγκ επηρεάζουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων; Πώς μπορούν οι συναντήσεις αυτές να γίνουν πραγματικά χρήσιμες;

Πόσα μίτινγκ οργανώνονται κάθε μήνα στην εργασία σου και πόσα από αυτά πιστεύεις πραγματικά ότι απέδωσαν καρπούς; Σίγουρα υπάρχουν συναντήσεις που κρίνονται απαραίτητες, υπάρχουν όμως και άλλες που θα μπορούσαν απλώς να αντικατασταθούν από ένα ενημερωτικό email, κοινοποιημένο στους ενδιαφερόμενους.

Όπως επισημαίνει ο Willem Standaert, Αναπληρωτής Καθηγητής στο Université de Liège, μεγάλο μέρος όσων συμβαίνουν σε αυτές τις συναντήσεις θεωρείται χαμηλής αξίας ή ακόμη και εντελώς αντιπαραγωγικό. Το παράδοξο είναι ότι οι κακές συναντήσεις γεννούν περισσότερες συναντήσεις, σε μια προσπάθεια να διορθωθούν τα προβλήματα που προκάλεσαν οι πρώτες.

Το πραγματικό ζήτημα, όπως τονίζει ο ειδικός, δεν είναι μόνο ο αριθμός των συναντήσεων, αλλά κυρίως ο τρόπος που σχεδιάζονται, η έλλειψη σαφήνειας ως προς τον σκοπό τους και οι ανισότητες που συχνά αναπαράγονται, έστω και ασυνείδητα.

Τα μίτινγκ και η εργασιακή ευημερία μας

Μελέτες που διεξήχθησαν κατά τη διάρκεια και μετά την πανδημία της Covid-19 έδειξε ότι οι συναντήσεις μπορούν τόσο να ενισχύσουν όσο και να βλάψουν την ευημερία των εργαζομένων. Η συμμετοχή σε υπερβολικά πολλές συναντήσεις μπορεί να οδηγήσει σε επαγγελματική εξουθένωση.

iStock

Έρευνα της UNC Charlotte για τα «meeting hangovers», δηλαδή τις αρνητικές συνέπειες μιας κακής συνάντησης που μειώνουν συγκέντρωση, κίνητρο και παραγωγικότητα, έδειξε ότι πάνω από το 90% των εργαζομένων βιώνει περιστασιακά αυτά τα φαινόμενα. Οι κυριότερες αιτίες περιλαμβάνουν αχρείαστες συναντήσεις, άσχετα θέματα, κακή διεύθυνση της συζήτησης, κυριαρχία λίγων συμμετεχόντων, ασαφείς αποφάσεις και έλλειψη αποτελεσματικής καθοδήγησης.

Όπως εξηγεί ο οργανωτικός ψυχολόγος Steven Rogelberg, «ένα meeting hangover σημαίνει πως όταν έχουμε μια κακή συνάντηση, δεν την αφήνουμε στην αίθουσα συσκέψεων, αλλά μας ακολουθεί και επηρεάζει αρνητικά την παραγωγικότητά μας».

Από την άλλη, οι συναντήσεις μπορούν να αυξήσουν τη δέσμευση και την αίσθηση συμμετοχής των εργαζομένων. Για παράδειγμα, με την ευρεία υιοθέτηση της εξ αποστάσεως εργασίας, οι εικονικές συναντήσεις δίνουν τη δυνατότητα για συνεχή κοινωνική αλληλεπίδραση και καλύτερη κατανόηση του ρόλου ενός εργαζομένου στον οργανισμό.

iStock

Οι γυναίκες μιλούν λιγότερο στις τηλεδιασκέψεις

Ένα εύρημα που ο Standaert θεωρεί εντυπωσιακό είναι ο χρόνος ομιλίας στις εικονικές συναντήσεις. Όπως αναφέρει, έρευνα με εκατοντάδες εργαζομένους έδειξε ότι οι γυναίκες δυσκολεύονται περισσότερο να πάρουν τον λόγο σε διαδικτυακές συναντήσεις σε σύγκριση με τις διά ζώσης. Με άλλα λόγια, οι εικονικές συναντήσεις μπορεί να εκδημοκρατίζουν την πρόσβαση αλλά ταυτόχρονα να ενισχύουν έμφυλες ανισότητες, αν δεν ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα.

Μια συνάντηση πρέπει να σχεδιάζεται

Λύση στο πρόβλημα δεν είναι προφανώς η πλήρης κατάργηση των μίτινγκ, αλλά ο καλύτερος σχεδιασμός τους. Όλα ξεκινούν από μια απλή αλλά συχνά ξεχασμένη ερώτηση: Γιατί συναντιόμαστε; Η έρευνα δείχνει ότι υπάρχουν τέσσερις βασικοί τύποι στόχων συναντήσεων:

• Ανταλλαγή πληροφοριών.
• Λήψη αποφάσεων.
• Έκφραση συναισθημάτων ή απόψεων.
• Οικοδόμηση εργασιακών σχέσεων.

«ΟΤΑΝ ΕΧΟΥΜΕ ΜΙΑ ΚΑΚΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗ, ΔΕΝ ΤΗΝ ΑΦΗΝΟΥΜΕ ΣΤΗΝ ΑΙΘΟΥΣΑ ΣΥΣΚΕΨΕΩΝ, ΑΛΛΑ ΜΑΣ ΑΚΟΛΟΥΘΕΙ ΚΑΙ ΕΠΗΡΕΑΖΕΙ ΑΡΝΗΤΙΚΑ ΤΗΝ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑ ΜΑΣ».

Κάθε στόχος απαιτεί διαφορετικές ενέργειες, όπως π.χ. οι συμμετέχοντες να βλέπουν πρόσωπα, να ακούν τον τόνο της φωνής των άλλων, να παρατηρούν αντιδράσεις ή να κοινοποιήσουν μια οθόνη. Καμία μορφή συνάντησης (βίντεο, υβριδική ή διά ζώσης) δεν είναι καθολικά η καλύτερη για όλους τους τύπους στόχων. Η επιλογή της μορφής πρέπει να βασίζεται στον κύριο στόχο και όχι σε συνήθεια ή τεχνολογική ευκολία.

Η έρευνα αναδεικνύει επίσης απλούς αλλά αποτελεσματικούς τρόπους βελτίωσης των συναντήσεων:

• Κοινοποίηση σαφούς ατζέντας και εγγράφων εκ των προτέρων.
• Χρήση εργαλείων, όπως π.χ. «σήκωμα χεριού», προσωπικές συνομιλίες.
• Ενεργό συντονισμό από τον διοργανωτή, ώστε να υπάρχει ισορροπία στη συμμετοχή των εργαζομένων.

iStock

Καθρέφτες της οργανωσιακής κουλτούρας

Οι συναντήσεις δεν είναι ουδέτερες, αλλά αντανακλούν την κουλτούρα ενός οργανισμού, τις δυναμικές ισχύος και τις άρρητες προτεραιότητες. Μια εταιρεία όπου στα μίτινγκ ακούγονται μόνο οι πιο δυνατές φωνές σπάνια είναι συμπεριληπτική. Αντιθέτως, οι καλά οργανωμένες συναντήσεις μπορούν να γίνουν χώροι συνδιαμόρφωσης, σεβασμού και συλλογικής καινοτομίας.